業務改革（業務フロー）教育機関
郵送の手作業に追われていた証明書の発行を、コンビニで受け取れる仕組みに作り直す
ご相談のときの状況
卒業生が証明書を申請すると、受け取りは郵送のみで、手元に届くまで時間がかかっていました。進み具合が見えないまま待つことも負担でした。大学の職員は、書類を探して郵送する手作業と、問い合わせへの対応に追われ、業務が滞りがちでした。
進め方
- 01
現状の業務フローの整理
申請から発行、郵送までの現状の流れを整理し、どこに手作業と待ち時間があるかを明らかにしました。
OUTPUT現状の業務フロー - 02
職員と卒業生の声を聞く
職員へのヒアリングと、卒業生へのユーザーインタビューで、それぞれの負担を具体的に把握しました。
OUTPUTユーザーインタビューの結果 - 03
新しい流れと画面の設計
フォームで申請し、発行されたQRコードで最寄りのコンビニで受け取る流れを設計しました。サービスブループリントで全体の流れを描き、画面の情報設計を行いました。
OUTPUTサービスブループリント情報設計画面デザイン
変わったこと
- 卒業生は、申請から受け取りまでをデジタルで完結できるようになった
- 職員は、開封、金額の確認、封入といった郵送の手作業がなくなり、業務の負担が軽くなった
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